Privacy verklaring

Privacyverklaring

Per 25 mei 2018 is de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van kracht. Dit is de nieuwe privacywetgeving die geldt voor de gehele Europese Unie. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wpb) geldt daardoor niet meer. Dit betekent dat we afspraken maken over hoe er omgegaan wordt met privacy en de verwerking van persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring staat beschreven welke gegevens wij van u hebben, wat wij daarmee doen en hoe wij deze beveiligen. U kunt ten alle tijden een verzoek indienen om deze gegevens te wijzigen of verwijderen.

Mocht u vragen hebben, dan kunt u altijd contact met ons opnemen via secretariaat@avdes.nl

Persoonsgegevens waarover wij beschikken:

DES verzamelt van haar leden en vrijwilligers uitsluitend gewone persoonsgegevens en geen bijzondere persoonsgegevens. De gegevens waarover wij beschikken zijn:

  • Voornaam
  • Achternaam
  • Geslacht
  • Adres
  • Postcode
  • Woonplaats
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Ingangsdatum lidmaatschap
  • Categorie (loopgroep, wandelgroep, jeugdatletiek)
  • Atletiekunie lidnummer
  • Atletiekunie-categorie (wedstrijdlid, recreant, wandel, overig)
  • Bankrekeningnummer (i.v.m. contributiebetaling)

Van zakelijke relaties bewaart DES de volgende gegevens:

  • Bedrijfsnaam
  • Voornaam
  • Achternaam
  • Adres bedrijf
  • Postcode bedrijf
  • Vestigingsplaats bedrijf
  • Telefoonnummer bedrijf
  • E-mailadres bedrijf

Omdat betalingen via facturen geschieden, bewaren wij van zakelijke relaties geen incassogegevens.

Waar gebruiken wij deze gegevens voor?

De gegevens worden gebruikt voor het bijhouden van de ledenadministratie, het incasseren van de contributiegelden, het organiseren van trainingen, wedstrijden en andere atletiek gerelateerde activiteiten, het uitbetalen van vergoedingen en het uitwisselen van informatie aangaande de vereniging, zoals de maandelijkse nieuwsbrief.

Wie hebben er toegang tot deze gegevens?

Alleen de ledenadministrateur en penningmeester hebben toegang tot de volledige dataverwerking van ons administratieprogramma. Beide personen hebben een privacyverklaring getekend. Indien een persoon van functie wijzigt en/of een functie wordt vervuld door een nieuw persoon dan wordt de toegang tot de data herzien.

Hoe lang bewaren wij deze gegevens?

DES bewaart deze gegevens zolang er een overeenkomst is tussen de desbetreffende personen en de vereniging. Persoonsgegevens van een uitgetreden lid worden zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen zeven jaar na het einde van het lidmaatschap verwijderd. Informatie die valt onder de fiscale bewaarplicht (alle gemaakte en ingekomen facturen) wordt zeven jaar bewaard.

Bescherming van uw gegevens

Alle persoonsgegevens worden bewaard in het online programma e-Boekhouden.nl, welke volledig voldoet aan de privacy-eisen conform de AVG. Zowel de ledenadministrateur als penningmeester beschikken over een eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Wanneer de gebruiker door beëindiging van zijn functie niet langer toegang hoeft te hebben tot deze gegevens, worden gebruikersnaam en wachtwoord gewijzigd.

Gegevens delen met derden

Uw persoonsgegevens zijn bekend bij de Atletiekunie. DES geeft verder nooit zonder uitdrukkelijke toestemming van de betreffende leden persoonsgegevens door aan externe (commerciële) partijen.

Uitslagen en foto’s

Op onze website www.avdes.nl plaatsen wij regelmatig uitslagen van wedstrijden. In deze uitslagen worden de namen en gelopen tijden van de deelnemers van DES getoond. Mocht u uw naam verwijderd willen hebben van een uitslagenlijst, dan kunt u dit aangeven via website@avdes.nl

Tijdens wedstrijden en evenementen worden foto’s gemaakt, welke kunnen worden getoond op onze website, facebookpagina of in advertenties. Indien u hier bezwaar tegen hebt, dan kunt u dat ten alle tijden aangeven. Uiteraard zullen wij daar zoveel mogelijk rekening mee houden. Bij grote groepen mensen (atleten/toeschouwers) is het soms moeilijk om dit te controleren. Mocht u zien dat wij ondanks uw bezwaar toch een afbeelding hebben geplaatst waarop u herkenbaar bent dan kunt u dit aangeven via secretariaat@avdes.nl . Wij zullen de desbetreffende foto dan zo snel mogelijk verwijderen.

Uw gegevens inzien, wijzigen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar ledenadministratie@avdes.nl. Wij zullen uw verzoek zo snel mogelijk in behandeling nemen.