Privacyverklaring

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Dit is de privacywetgeving die geldt in de gehele Europese Unie. In deze privacyverklaring staat beschreven welke gegevens wij verwerken, waarvoor wij deze gebruiken en hoe wij ze beveiligen.

U kunt te allen tijde een verzoek indienen om uw gegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Voor vragen kunt u contact met ons opnemen via secretariaat@avdes.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

DES verzamelt uitsluitend reguliere persoonsgegevens van leden en vrijwilligers en geen bijzondere persoonsgegevens. Wij verwerken de volgende gegevens:

• Persoonsgegevens leden en vrijwilligers:
  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Adres, postcode en woonplaats
  • Telefoonnummer en e-mailadres
  • Geboortedatum
  • Ingangsdatum lidmaatschap
  • Categorie (bijv. loopgroep, wandelgroep, jeugdatletiek)
  • Atletiekunie-lidnummer en -categorie (wedstrijdlid, recreant, wandel, overig)
  • Bankrekeningnummer (voor contributiebetaling)
  • Aanwezigheidsregistratie
  • Certificeringen
• Persoonsgegevens zakelijke relaties:
  • Bedrijfsnaam
  • Voor- en achternaam contactpersoon
  • Bedrijfsadres, postcode en vestigingsplaats
  • Telefoonnummer en e-mailadres bedrijf

Persoonsgegevens van minderjarige leden

Voor leden jonger dan 16 jaar verwerken wij persoonsgegevens alleen met toestemming van ouders of verzorgers. Ouders/verzorgers hebben het recht om de gegevens van hun kind in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen.

Doeleinden van de gegevensverwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Ledenadministratie en contributie-inning
• Organiseren van trainingen, wedstrijden en andere activiteiten in de breedste zin van het woord
• Uitbetalen van vergoedingen
• Verzenden van informatie over de vereniging, zoals de nieuwsbrief
• Aanmelden van leden voor wedstrijden en competities
• Contact in geval van nood (bijv. noodnummers bij jeugdleden)

Toegang tot persoonsgegevens

Het bestuur heeft toegang tot de volledige ledenadministratie. Andere betrokkenen, zoals trainers, het wedstrijdsecretariaat en commissies, hebben alleen toegang tot gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken.

Bewaartermijn van gegevens

Persoonsgegevens worden bewaard zolang iemand lid is of een actieve rol heeft binnen de vereniging. Gegevens van uitgetreden leden worden zo snel mogelijk verwijderd, uiterlijk binnen zeven jaar na beëindiging van het lidmaatschap. Informatie die onder de fiscale bewaarplicht valt (zoals facturen) wordt zeven jaar bewaard.

Beveiliging van persoonsgegevens

Onze persoonsgegevens worden opgeslagen in e-Boekhouden.nl en Volta, systemen die voldoen aan de AVG-privacy-eisen. Alleen bevoegde personen hebben toegang via een persoonlijke inlog. Toegangsrechten worden ingetrokken zodra iemand zijn of haar functie beëindigt.

Verwerkersovereenkomsten

AV DES heeft met externe partijen die persoonsgegevens verwerken, zoals Volta en e-Boekhouden.nl, een verwerkersovereenkomst gesloten. Dit betekent dat zij verplicht zijn om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan en deze alleen te verwerken volgens onze instructies.

Delen van gegevens met derden

Uw persoonsgegevens worden gedeeld met de Atletiekunie voor de ledenregistratie. Wij verstrekken geen gegevens aan externe (commerciële) partijen zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

Beeldmateriaal

Tijdens activiteiten van AV DES wordt beeldmateriaal gemaakt voor gebruik op onze website, sociale media of in advertenties. Indien u hier bezwaar tegen heeft, kunt u dit aangeven via secretariaat@avdes.nl. Wij zullen hier zoveel mogelijk rekening mee houden. Mocht er ondanks uw bezwaar een foto geplaatst zijn waarop u herkenbaar bent, dan verwijderen wij deze op uw verzoek.

Datalekken

Indien er sprake is van een datalek, zullen wij dit conform de AVG-wetgeving registreren en indien nodig melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

Uw rechten: Inzien, wijzigen, verwijderen en dataportabiliteit

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te laten verwijderen of op te vragen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat (recht op dataportabiliteit). U kunt hiervoor een verzoek indienen via secretariaat@avdes.nl. Wij nemen uw verzoek zo snel mogelijk in behandeling.